Qué es la gestión de proyectos y qué tengo que tener en cuenta en mi empresa
¿Te has preguntado si la gestión de proyectos de tu empresa es la más apropiada? Si tal vez crees que debes hacer ciertos ajustes, reorganizar el funcionamiento de algunas áreas o mejorar la gestión de los proyectos en tu compañía, ¡entonces este artículo es para ti!
El objetivo de cualquier empresa es ser rentable y cumplir con las metas establecidas, pero, en ocasiones, hay que cambiar un poco el rumbo y la gestión en la compañía para que el éxito esté asegurado.
Es por eso que queremos hablarte sobre qué es la gestión de proyectos, cuáles son sus fases, beneficios y qué debes tener en cuenta en tu empresa para poder cumplir con los objetivos planteados.
¿Qué es un Proyecto? Tipos de proyectos
Cuando nos referimos a un proyecto, estamos hablando de una planificación que incluye un conjunto de actividades y estrategias que están relacionadas entre sí, y muy bien coordinadas por la gerencia y el grupo de trabajadores.
En este caso, el proyecto incluye diversas actividades, acciones, condicionantes, presupuesto, insumos, lapso de tiempo y otras cuestiones de interés.
Entre los tipos de proyectos más comunes tenemos:
¿Qué es la gestión de proyectos?
Como ya adelantamos, un proyecto se compone de un conjunto de acciones y estrategias que conlleva a desarrollar una idea de negocio.
Por lo tanto, el fin común es que un proyecto sea viable y que pueda cumplirse tal y como se diseñó, para de esta forma alcanzar los objetivos propuestos.
Entonces, al referirnos a la gestión de proyectos, incluimos diversas metodologías que permiten planificar y coordinar los diversos procesos incluidos en un proyecto determinado.
Recordemos que la gestión de proyectos se basa principalmente en crear, ejecutar y hacer un seguimiento de las acciones descritas en el proyecto, para así garantizar el cumplimiento de las metas establecidas.
Por ello, la gestión de proyectos debe incluir:
-
Control de la evolución de un proyecto
-
Detección de posibles problemas que pueden surgir en el desarrollo de un proyecto, además de buscar las soluciones apropiadas
-
Velar por la finalización y aprobación definitiva del proyecto.
Tipos de gestión de proyectos
Existen diversas estrategias al momento de aplicar la gestión de proyectos. En este caso, la elección dependerá de las características y requerimientos del proyecto y de tu propia empresa.
Ahora, te presentaremos los tipos de gestión de proyectos más comunes:
Gestión de proyectos tradicional
Este tipo de gestión se basa en completar las fases del proyecto en el orden establecido, y sin arrancar o continuar con la siguiente fase hasta que no se haya completado la anterior.
Ofrece la ventaja de que puede haber un mayor control en el proyecto y se puede ir verificando cada fase estrategias y cumplimiento de los objetivos establecidos.
En cuanto a los inconvenientes, podemos decir que es un tipo de gestión muy rígida y que no salta ningún tipo de fase establecida.
Gestión de proyectos flexible
Al ser un tipo de gestión menos rígida, las estrategias, acciones y las fases pueden ir cambiando mientras transcurre el proyecto.
Por lo tanto, este tipo de gestión reduce el tiempo de planificación y es mucho más flexible que la tradicional, aunque puede ocasionar mayores costes en el presupuesto, debido a las modificaciones que pueden irse presentando en el camino.
Gestión de proyectos planificando riesgos
Es un tipo de gestión de proyectos que incluye la planificación de los riesgos que se pueden presentar a lo largo de dicho proyecto.
Por lo tanto, se incluyen ciertas estrategias, metodologías o soluciones ante posibles cambios que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Gestión de proyectos basada en el proceso
También podemos hablar de la gestión de proyectos que se basa en el proceso de la empresa y de los objetivos que se quieren lograr.
En muchos casos, se logran simplificar o por el contrario aumentar las tareas o labores del personal, para que el proyecto tenga los resultados esperados.
Características y fases en la gestión de proyectos
En cuanto a las características y fases de la gestión de proyectos, podemos indicar las siguientes:
Análisis de viabilidad
Aquí debe determinarse si los beneficios que se obtendrán al culminar el proyecto, compensarán la inversión realizada tanto en tiempo como en dinero o costes.
Por lo tanto, deberá hacerse un análisis de viabilidad del proyecto, incluyendo factores como el tiempo invertido, los recursos. los costes. entre otros.
Planificación
En esta fase se deben describir todos los detalles de las acciones, estrategias y tareas a realizar en el proyecto, junto al calendario de ejecución y los recursos disponibles.
Ejecución del proyecto
Se debe hacer la ejecución del proyecto siguiendo las estrategias y objetivos planteados, sin que haya un salto en los procesos, al menos que sea necesario, y el tipo de gestión sea más flexible. Aquí, debe tenerse en cuenta la planificación del proyecto realizada al inicio.
Seguimiento y control
Esta fase de la gestión de proyectos es muy importante y la cual incluye una vigilancia o control sobre la mencionada planificación, esto con el fin de determinar si los objetivos se están cumpliendo y para detectar ciertos problemas que puedan solucionarse lo más rápido posible.
Cierre del proyecto
En esta fase, la gestión incluye una última evaluación para confirmar que todo ha resultado tal y como se esperaba, haciendo informes de gestión donde también se incluyan los posibles fallos encontrados y las soluciones que se aplicaron en cara a futuros proyectos.
Personal involucrado en la gestión de proyectos
Director del proyecto del proyecto
El director del proyecto del proyecto es el principal responsable del diseño ejecución y finalización del proyecto según lo planteado.
Entre sus funciones tenemos: planificación, ejecución, monitoreo, control y cierre del proyecto, además de la mediación de conflictos y gestión de riesgos.
Equipo del proyecto
El equipo del proyecto se compone de empleados con labores específicas en el proyecto. Por lo tanto, también son responsables en la consecución de los objetivos generales del proyecto.
Aquí se incluye al personal interno de la empresa, y también empresas externas, proveedores, contratistas o personal contratado provisionalmente.
Administrador de recursos
La función de este personaje es administrar los fondos o recursos disponibles o asignados en los proyectos. Pero, no solo hablamos de los recursos económicos, también se incluye de la gestión de los empleados o colaboradores que trabajan en el proyecto.
Comité directivo
Este comité incluye representantes administrativos y otros personajes de alto nivel involucrados en el proyecto. Estos supervisan todas las fases del proyecto brindando orientación, dirección estratégica y resolución de problemas en caso de requerirlo.
Patrocinadores
Este es un grupo de personas que tienen el objetivo de proporcionar los recursos económicos necesarios para garantizar el éxito del proyecto, lógicamente a la espera de obtener ganancias, a excepción de aquellos realizados sin fines de lucro.
Líderes de equipo
Todo proyecto debe tener un líder de equipo, el cual sirve de enlace entre el personal interno y externo y el director del proyecto.
Entre sus funciones están la de entrenar, guiar, coordinar, dar información y buscar soluciones a posibles problemas durante la realización del proyecto.
Oficina de gestión de proyectos
La oficina de gestión de proyectos se encarga de impartir las mejores prácticas y estándares para la gestión interna de los proyectos.
En este caso, supervisa el cumplimiento de las fases del proyecto, las metas propuestas y el desenvolvimiento del personal que trabaja en el proyecto.
Cómo externalizar o dar formación para mejorar la gestión de proyectos
Al contratar empresas externas o dar formación al personal interno que laborará en un proyecto determinado, se puede mejorar la comunicación y las habilidades que permitan obtener los resultados esperados.
En el caso de la externalización de la gestión de proyectos, sin duda esto puede ser una buena idea a la hora de poner en marcha un proyecto determinado.
Es que una empresa externa puede gestionar apropiadamente todos los requerimientos y demás cuestiones de interés en un proyecto de cualquier índole, siendo de gran importancia para la gerencia de la empresa y personal que participará en el proyecto